Carrera de Secretaría

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La carrera de Secretaría ha evolucionado con el paso del tiempo, de manera que las instituciones educativas puedan proporcionar la formación más adecuada para las personas que desean dedicarse a esta profesión, donde la organización y el seguimiento de instrucciones son fundamentales.

En este post, encuentras respuesta a las dudas más comunes. Por ejemplo, qué hace diariamente un secretario ejecutivo, cuál es su campo de trabajo, cuánto se puede ganar con esta carrera, qué universidades ofrecen el la carrera en Secretaría, cómo se conforma la malla curricular, entre otras interrogantes.

¿Qué es el pregrado en Secretaría?

El pregrado en Secretaría, también conocido como Secretariado Ejecutivo, es una disciplina que se enfoca en brindar asistencia administrativa dentro de una oficina, para las personas que ocupan puestos de dirección en una empresa u organización.

Es una carrera perteneciente al área de Formación Ejecutiva, donde se emplean habilidades en redacción, clasificación de archivos, manejo de correspondencia, y una capacidad de organización bastante meticulosa. Algunas especializaciones que existen para este pregrado son:

• Secretariado Administrativo
• Secretaria Judicial
• Secretaria Ejecutiva Bilingüe

¿Qué hace un secretario ejecutivo?

Las tareas específicas de un secretario ejecutivo varían según la clase de empresa en la que labore.Sin embargo, las actividades generales suelen repetirse en los distintos lugares de trabajo. Es importante destacar que, un secretario debe ser una persona capaz de realizar múltiples tareas al mismo tiempo. Aquí los ejemplos más comunes:

• Estructurar y actualizar la agenda, debe organizar las citas y reuniones, estar atento a cualquier cambio o actualización, proporcionar un resumen sobre las actividades del día o la semana, para asegurarse que todo ocurra en perfecto orden.
• Ser el canal de comunicación entre las distintas áreas de la empresa, cualquier intento de comunicarse con el ejecutivo, debe pasar primero por el secretario. Éste recibe correos electrónicos, cartas, paquetes, informes, llamadas, etc.
• Organizar las reuniones y tomar notas de la discusión, lleva una lista de los puntos a tratar en la junta, lleva un registro de las decisiones alcanzadas, y redacta los reportes al final de la reunión con la información obtenida.
• Administrar todos los documentos del ejecutivo, desde comunicaciones escritas, hasta presupuestos e informes. Es responsable de proteger la documentación confidencial, y debe manejar con destreza el sistema de archivos.

¿Dónde trabaja un secretario ejecutivo? Campo laboral

Un secretario ejecutivo está capacitado para laborar en toda clase de empresas, ya sea que pertenezcan al sector público o privado. Igualmente, puede adaptarse a las responsabilidades específicas del departamento donde le corresponda trabajar. Estas son algunas de las opciones más conocidas:

• En el departamento de administración, asiste a los administradores en tareas como archivar documentación pasada, recolectar datos, compartir información importante con otros departamentos, etc.
• Como secretario bilingüe en un consulado o empresa internacional. Además de leer y redactar informes en otro idioma, muchas veces puede cumplir funciones de interprete y acompañar al ejecutivo en viajes al exterior, o reuniones importantes con personas extranjeras.
• Dentro de un colegio o universidad, recibe las quejas o visitas de los padres y estudiantes, antes de pasarlas a las autoridades correspondientes, arman y organizan los expedientes de los alumnos, envían comunicaciones orales y escritas, etc.

Otras alternativas de trabajo menos conocidas son:

• Como secretario personal, para personas con vidas muy ocupadas. Por ejemplo, celebridades, filántropos, políticos, entre otros. Se encarga de llevar sus agendas, recibir y enviar correspondencia, investigar temas de su interés.
• Dentro de un tribunal como taquígrafo. El secretario puede especializarse en taquigrafía y mecanografía. Sus responsabilidades involucran transcribir las declaración de los testigos, expertos y acusados durante un juicio, conservando la exactitud de lo que se dice, pero de forma clara y precisa.

Estudiar carrera de Secretaría en Perú

¿Cuánto gana un secretario? Nivel de sueldo

De acuerdo con Ponte en carrera, un secretario gana cerca de S/1.304 cada mes. Esta información se obtiene a partir de entrevistas realizadas a un gran número de secretarios en el Perú, por parte del Ministerio del Trabajo. Igualmente, destaca que S/900 es el salario más bajo que suelen recibir, y S/1.800 está entre los más altos.

Por lo tanto, dentro de una universidad privada, el secretario puede cubrir el puesto de Asistente para Atención al Alumno, Docente y Directivo. Se hace cargo de manejar el sistema de matrículas de los estudiantes, proporcionar información sobre los horarios de clases, gestionar trámites de documentos, etc. El sueldo es de S/1.350 mensuales.

Asimismo, en una empresa de servicios de catering y recreación, un secretario está capacitado para ocupar el cargo de recepcionista, con una oferta salarial de S/1.500 al mes. Debe contestar las llamadas telefónicas y recibir a las visitas, también organiza y envía documentos a los departamentos adecuados, entre otras tareas.

Mientras que, como secretario ejecutivo para una empresa de publicidad, gana entre S/2.000 y S/2.500 mensuales. Es responsable de colaborar en las actividades administrativas de los ejecutivos, manejar documentos sobre datos contables, verificar el progreso de documentos enviados a otros departamentos, etc.

Mejores universidades para estudiar Secretaría Ejecutiva

La carrera de Secretaría solo se puede estudiar como una carrera técnico profesional. Es decir, está disponible únicamente en institutos tecnológicos, y no en universidades. Aquí te presentamos las opciones donde puedes cursar esta carrera profesional:

Institutos tecnológicos

• Instituto SISE
• IDAT – Instituto de Investigación y Desarrollo de Administración y Tecnología
• TELESUP – Instituto Superior Tecnológico Telesup
• Instituto ELA
• CIMA’S Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado
• Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado “Virgen de Guadalupe”

Estudiar Secretariado Ejecutivo a distancia

La modalidad “A distancia” para la carrera de Secretariado Ejecutivo, solo está disponible en el Instituto Superior Tecnológico TELESUP. Sin embargo, algunas asignaturas del plan de estudios no son completamente en línea, pero este punto se debe tratar con el instituto antes de comenzar las clases.

Básicamente, TELESUP ofrece una plataforma online donde sus estudiantes tienen acceso a las videoclases grabadas y en vivo, recursos didácticos exclusivos y material bibliográfico, para que puedan administrar su tiempo y cumplir con todas las asignaciones o evaluaciones pautadas.

Asimismo, quienes escojan esta modalidad debe comprometerse a mantener una comunicación constante con el tutor asignado. De esa forma, tendrán respuesta a todas sus interrogantes, podrán resolver los problemas más fácilmente, y obtendrán la retroalimentación oportuna sobre su progreso.

Lo mejor y lo peor de estudiar Secretaría Ejecutiva

Malla curricular de la carrera de Secretariado Ejecutivo

Al tratarse de una carrera técnico profesional su duración es corta, dependiendo del instituto que escojas puede durar de 5 meses a 3 años. Para las mallas curriculares de 3 años, estos se dividen en 3 módulos y a cada módulo corresponden 2 semestres académicos.

A lo largo de este tiempo, el estudiante podrán obtener certificación por módulos o ciclos, lo cual le permite ir armando su currículo y acceder a las prácticas pre-profesionales. Algunas de las certificaciones disponibles son:

• Recepción y Manejo de información
• Gestión de Actividades Secretariales
• Asistencia de Dirección y Gerencia
• Asistente de Comercio
• Especialista en procesos digitales de oficina

Asignaturas de Secretaría

Entre las asignaturas más importantes para la carrera encuentras:

• Comunicación efectiva
• Transcripción de textos
• Redacción general
• Organización y administración de oficina
• Documentación mercantil
• Informática aplicada a los negocios
• Imagen y proyección profesional
• Finanzas empresariales
• Logística
• Inglés de negocios

Entonces, ¿esta carrera es para ti?

La Secretaría no es una de las más prestigiosa, pero sí es muy necesaria para el funcionamiento adecuado del sector empresarial. Por lo tanto, si crees tener las aptitudes necesarias para este trabajo, no dudes en buscar continuar tus estudios de educación superior.

En caso de que sea el área administrativa lo que llame tu atención, te invitamos a leer más sobre las carreras de este campo de estudios. Mientras más conozcas sobre ellas, más sencillo será escoger la que mejor se adapte a tus intereses.